La gestion électronique des documents, plus connue sous le nom de GED, peut sembler technique à première vue. Pourtant, il s'agit d'un outil accessible à toutes les entreprises, même les plus petites, qui souhaitent mieux organiser leurs documents, gagner du temps et renforcer la sécurité de leurs données. Ce guide simplifié vous aidera à comprendre les principes essentiels de la GED, ses avantages concrets, et comment la mettre en place efficacement dans votre structure.

Qu’est-ce que la GED ?

La GED, ou gestion électronique des documents, désigne l’ensemble des outils et méthodes permettant de numériser, classer, stocker, rechercher, consulter et archiver les documents d’une entreprise de manière informatique. Elle remplace les systèmes traditionnels de rangement papier en proposant un environnement numérique structuré.

Elle concerne tous types de documents : factures, devis, contrats, rapports, ressources humaines, correspondances internes, etc. La GED va bien au-delà du simple stockage de fichiers ; elle permet de gérer les droits d’accès, de suivre les versions et de faciliter le travail collaboratif.

Pourquoi adopter une GED ?

La mise en place d’une solution GED présente de nombreux avantages pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité ou leur taille.

Gain de temps et d’efficacité

Fini le temps perdu à chercher un document dans une armoire ou dans un dossier mal nommé. La GED permet de retrouver un fichier en quelques clics grâce à des outils de recherche avancée. Cela améliore considérablement la productivité au quotidien.

Réduction des coûts

En diminuant l’utilisation du papier, de l’encre et de l’espace de stockage physique, la GED permet de faire des économies tangibles. Elle réduit aussi le besoin en personnel dédié aux tâches administratives manuelles.

Meilleure sécurité des documents

Les documents numériques sont protégés par des systèmes de sécurité : droits d’accès, sauvegardes automatiques, traçabilité des modifications, etc. Cela limite les risques de perte, de vol ou de destruction accidentelle.

Conformité réglementaire

Certaines normes imposent aux entreprises la conservation des documents pendant plusieurs années. La GED permet d’archiver ces documents de manière légale et structurée, tout en assurant leur intégrité.

Travail collaboratif facilité

Les collaborateurs peuvent accéder aux documents simultanément, même à distance, et partager les informations plus facilement. Les versions sont contrôlées, les modifications sont enregistrées, ce qui fluidifie les processus de travail.

Comment fonctionne une solution GED ?

Une GED repose sur un ensemble de modules et de fonctionnalités qui interagissent pour assurer une gestion complète du cycle de vie documentaire.

Numérisation

La première étape consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques, grâce à un scanner ou une application mobile. Cette étape est cruciale pour centraliser l’ensemble des informations dans un même espace.

indexation

Une fois numérisés, les documents sont indexés, c’est-à-dire qu’on leur attribue des mots-clés, des catégories ou des métadonnées. Cela permet de les retrouver facilement par la suite.

Classement

Les fichiers sont ensuite classés dans une arborescence logique et personnalisable, adaptée aux besoins de l’entreprise. Il peut s’agir d’un classement par client, par service, par type de document, etc.

Recherche

Grâce aux outils de recherche multicritères, il est possible de retrouver un document à partir d’un mot-clé, d’une date, d’un auteur ou d’un type de fichier. Certains systèmes intègrent même la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour rechercher dans le contenu même des documents.

Diffusion et partage

Les documents peuvent être consultés par les utilisateurs autorisés, partagés, commentés ou envoyés directement depuis la plateforme GED. Certains outils offrent également une intégration avec les logiciels métier ou les outils bureautiques.

Archivage

Enfin, la GED permet d’archiver les documents à long terme, avec des durées de conservation paramétrables, tout en respectant les obligations légales en matière de traçabilité et d’accès.

Les erreurs à éviter lors de la mise en place d’une GED

Mettre en place une GED ne s’improvise pas. Voici quelques erreurs courantes à éviter pour garantir un déploiement réussi.

Négliger l’accompagnement des utilisateurs

Même la meilleure solution technique sera inefficace si les utilisateurs ne sont pas formés. Il est essentiel de prévoir une phase d’accompagnement et de formation pour favoriser l’adhésion.

Sous-estimer la phase de préparation

Avant d’implémenter une GED, il faut réfléchir à l’organisation documentaire existante, définir une arborescence claire, des règles de nommage, des niveaux d’accès, etc. Cette phase conditionne la réussite du projet.

Choisir un outil inadapté

Il existe de nombreuses solutions GED sur le marché, avec des niveaux de complexité et des coûts très variables. Il est crucial de choisir un outil adapté à la taille, au budget et aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Comment choisir la bonne solution GED ?

Le choix d’un système de GED doit répondre à plusieurs critères fondamentaux :

• ergonomie : l’outil doit être simple à utiliser pour favoriser son adoption.

• modularité : il doit pouvoir évoluer avec votre entreprise.

• intégration : la GED doit s’intégrer facilement avec vos outils existants.

• sécurité : les données doivent être protégées, notamment si elles sont sensibles.

• support technique : un bon accompagnement est indispensable, surtout au démarrage.

Chez Factoria, nous proposons des solutions GED personnalisées, accompagnées d’un audit préalable pour définir vos besoins réels. Notre équipe vous accompagne de l’installation à la formation, en passant par la configuration de votre espace documentaire.

GED et transformation digitale : un levier stratégique

Au-delà de la simple organisation des fichiers, la GED s’inscrit pleinement dans la transformation digitale des entreprises. Elle permet de digitaliser les processus métier, d’automatiser certaines tâches (workflow de validation, envoi automatique, rappels, etc.), et de poser les bases d’une entreprise plus agile et réactive.

En intégrant la GED à une stratégie globale, les entreprises gagnent en efficacité, en réactivité, et peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, tout en renforçant leur conformité et leur image de marque.

Pour découvrir comment la GED peut transformer l’organisation de vos documents et simplifier la gestion de votre entreprise, n’hésitez pas à contacter les experts du Groupe Factoria. Nous serons ravis d’étudier vos besoins et de vous proposer une solution sur mesure.