Quels sont les différents types de GED ?

La gestion électronique des documents (GED) regroupe plusieurs types de solutions visant à organiser, stocker et sécuriser les documents numériques au sein des entreprises. Le Groupe Factoria se distingue par ses solutions sur-mesure, adaptées aux besoins spécifiques de chaque organisation. Voici un tour d’horizon des principaux types de GED, avec un focus sur les solutions proposées par Factoria.

GED pour la gestion des flux documentaires

Un des types de GED les plus courants est celui destiné à la gestion des flux documentaires. Il permet de suivre l’évolution de documents tout au long de leur cycle de vie. Par exemple, une facture peut être créée, validée, envoyée, puis archivée de façon automatisée. Les solutions de Factoria facilitent l'automatisation des tâches répétitives, réduisant les erreurs et le temps perdu. Cela s’avère particulièrement utile dans les services comptables, juridiques ou encore administratifs, où la circulation de documents est constante.

GED collaborative pour le travail d’équipe

Les plateformes GED collaboratives permettent à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un même document, avec un suivi des versions et des modifications apportées. Factoria propose des outils de GED qui favorisent la collaboration entre les équipes, en leur donnant accès aux documents à distance, tout en garantissant une sécurité optimale. Ces solutions favorisent la productivité et permettent aux entreprises de s’adapter au télétravail ou aux équipes dispersées géographiquement.

GED orientée conformité et sécurité

La gestion électronique des documents est également utilisée pour répondre aux besoins de conformité réglementaire. Les entreprises doivent conserver certains documents pendant une durée précise et s’assurer que ceux-ci ne peuvent être modifiés ou perdus. Les solutions de GED de Factoria incluent des fonctionnalités de sécurité avancées, comme le cryptage et les signatures électroniques, garantissant que vos documents sont protégés contre les accès non autorisés. Cette GED est idéale pour les entreprises des secteurs bancaires, médicaux ou encore juridiques, qui doivent gérer des données sensibles et respecter des normes strictes.

GED pour l’archivage et la dématérialisation

La dématérialisation est une étape clé pour les entreprises qui souhaitent réduire leur dépendance aux documents papier. Les solutions de GED proposées par Factoria permettent de numériser les archives physiques et de les stocker dans un espace numérique sécurisé. Cela permet de gagner de l’espace, d’accéder rapidement aux documents et d’assurer une meilleure traçabilité. Grâce à l’archivage électronique, les entreprises réduisent leurs coûts et améliorent leur efficacité.

GED intégrée aux systèmes d’information

Enfin, un autre type de GED est celui qui s’intègre directement aux systèmes d’information existants, comme les ERP ou les CRM. Cela permet de centraliser les informations et d’améliorer la fluidité des processus internes. Factoria propose des solutions GED qui s’intègrent facilement aux logiciels utilisés par les entreprises, garantissant une transition fluide et une optimisation des opérations.

La gestion électronique des documents est essentielle pour les entreprises cherchant à améliorer leur productivité, leur sécurité et leur conformité. Les solutions proposées par le Groupe Factoria s’adaptent aux besoins spécifiques de chaque organisation, qu'il s'agisse de gestion des flux documentaires, de collaboration ou d'archivage sécurisé. Avec des outils performants et une intégration aux systèmes d'information, Factoria se positionne comme un partenaire clé pour la transformation numérique des entreprises. Pour nous contacter, cliquez-ici